Die beruflichen Telekommunikationskosten in Form von Gebühren und laufenden Kosten der Telefonanlage sind als Werbungskosten abziehbar.

Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Kosten geltend zu machen: Die Pauschalabrechnung und die Abrechnung mit Aufzeichnungen. Grundlage dafür ist ab 2002 ein neuer Telefonerlass der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 20.11.2001, BStBI. 2001 I S. 993).

Sie können den steuerlich abziehbaren Anteil Ihrer monatlichen Telefonkosten pauschal ermitteln, ohne die beruflichen Telefongespräche im Einzelnen nachweisen zu müssen. Voraussetzung für den pauschalen Abzug ist aber, dass Sie erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen haben.

Dann können pro Monat pauschal bis zu 20 % Ihrer Telekommunikationsaufwendungen, höchstens jedoch € 20,00 abgesetzt werden.

Die Verbindungsentgelte für Ihre beruflich veranlassten Telefonate, Telefaxe und Internetnutzungen können Sie für mindestens drei zusammenhängende Monate durch Aufzeichnungen nachweisen.

Dazu müssen Sie Datum, Adressat, Anlass, Dauer und Gebühr der jeweiligen beruflichen Verbindung belegen.

Verwenden Sie dafür eine Einzelverbindungsaufstellung, die Sie bei Ihrer Telefongesellschaft erhalten.

Wer seine Telefonkosten von den Steuern absetzen will, braucht einen Nachweis mit ungekürzten Rufnummern. Er umfasst das Datum, die Anschlussnummer sowie die gewählten Rufnummern. Darüber hinaus müssen zwei der Merkmale Beginn, Ende und Dauer der Verbindung sowie entweder Tarifeinheit oder das Entgelt für das Einzelgespräch aufgelistet sein.

Bei beruflicher Internetnutzung notieren Sie sich die angewählten Webadressen und drucken sich über die Homepage Ihres Internet-Providers für Ihren Internetzugang die Einwählliste aus, die Ihnen Datum, Dauer und Gebühren Ihrer Online-Verbindungen anzeigt.

Mithilfe dieser Aufzeichnungen ermitteln Sie Ihren beruflichen Anteil an den Gesamtkosten der drei Monate und legen den Anteil dann für das ganze Jahr zugrunde. Die Fixkosten (Grundgebühr für Telefonanschluss und Internetzugang) spielen hier keine Rolle.

Erstattet Ihnen der Arbeitgeber beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen, sind diese unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei (§ 3 Nr. 50 EStG; R 3.50 Abs. 2 LStR 2008): Haben Sie erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Aufwendungen, darf der Arbeitgeber bis zu 20 % der Aufwendungen, höchstens jedoch 20 Euro pro Monat, steuerfrei ersetzen.
Ohne einen vorherigen Nachweis der beruflichen Aufwendungen sind die Erstattungsbeträge des Arbeitgebers steuerpflichtiger Arbeitslohn (R 3.50 Abs. 2 Satz 1 LStR 2008).

Nach einer Entscheidung des Niedersächsischen Finanzgerichts vom 02.09.2009 (Az.: 7 K 2/07) sind Telefonkosten auch bei beruflicher Auswärtstätigkeit absetzbar.
Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen mehr als eine Woche von ihrem eigenen Hausstand abwesend sind, können anstelle einer wöchentlichen Heimfahrt die Kosten für ein wöchentliches Telefonat mit ihren Angehörigen als Werbungskosten abziehen.